Bewerbung schreiben: Unterlagen, Reihenfolge und Versand

Vor dem Schreiben: die Stellenanzeige auswerten

Jede gute Bewerbung beginnt mit der Anzeige. Lies sie einmal ganz und markiere dann drei Dinge: die Aufgaben, die Anforderungen und die formalen Vorgaben. Formal heißt zum Beispiel, ob ein Anschreiben gewünscht ist, ob du dich per E-Mail oder über ein Portal bewerben sollst, ob eine Kennziffer angegeben ist und ob nach Gehaltsvorstellung oder Eintrittstermin gefragt wird.

Die Anforderungen sind deine Gliederung für das Anschreiben. Such dir die zwei oder drei wichtigsten heraus und überleg, mit welcher Erfahrung aus deinem Lebenslauf du sie belegen kannst. Fehlt dir eine Anforderung, ist das kein Grund, auf die Bewerbung zu verzichten. Anzeigen beschreiben oft die ideale Besetzung, nicht die einzig mögliche.

Diese Unterlagen gehören in die Bewerbung

Ein Deckblatt und eine sogenannte dritte Seite mit Motivation sind freiwillig. Sie können eine Bewerbung abrunden, verlängern sie aber auch. Wenn die Anzeige nicht danach fragt, sind Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse fast immer genug. Verlangt ein Unternehmen ausdrücklich ein Motivationsschreiben, gilt das natürlich zusätzlich.

Bei den Zeugnissen gilt: Relevanz vor Vollständigkeit. Wenn du zehn Jahre im Beruf bist, interessiert das Abiturzeugnis meist weniger als das letzte Arbeitszeugnis. Du kannst ältere Nachweise weglassen und im Anschreiben anbieten, sie bei Bedarf nachzureichen.

Die richtige Reihenfolge der Unterlagen

Personaler erwarten eine bestimmte Ordnung. Halte dich daran, dann finden sie alles auf Anhieb.

1. 1

   Anschreiben

   Es steht vorn, weil es der persönliche Teil der Bewerbung ist. Bei einer Bewerbung per E-Mail ist es die erste Seite der PDF.

2. 2

   Deckblatt (optional)

   Wenn du eines nutzt, steht es nach dem Anschreiben und vor dem Lebenslauf.

3. 3

   Lebenslauf

   Danach folgt der Lebenslauf mit allen Seiten.

4. 4

   Dritte Seite (optional)

   Ein kurzes Motivationsschreiben, falls verlangt oder wirklich hilfreich.

5. 5

   Zeugnisse und Nachweise

   Zuerst Arbeitszeugnisse, die neuesten oben, dann Ausbildungs- und Schulzeugnisse, danach Zertifikate.

Damit Anschreiben und Lebenslauf wie aus einem Guss wirken, sollten sie den gleichen Kopf, die gleiche Schrift und die gleiche Farbe haben. Bei uns entstehen beide Dokumente in einem Durchgang und passen deshalb automatisch zusammen.

Bewerbung per E-Mail verschicken

Die Bewerbung per E-Mail ist heute für viele Stellen der Normalfall. Damit sie ankommt und ordentlich wirkt, fasse alle Unterlagen in einer einzigen PDF zusammen. Mehrere einzelne Anhänge sind möglich, machen das Weiterleiten aber umständlicher. Halte die Datei klein, als Faustregel unter 5 MB, und vermeide Formate wie Word oder Bilddateien, die je nach Gerät anders aussehen.

• Absender: eine seriöse Adresse mit deinem Namen, keine Spitznamen
• Betreff: „Bewerbung als …“ mit Stellenbezeichnung und, falls vorhanden, Kennziffer
• Mailtext: kurz, mit Anrede, einem Satz zur Stelle und einem Hinweis auf den Anhang
• Anhang: eine PDF mit sprechendem Namen, zum Beispiel „Bewerbung_Lena_Berger.pdf“
• Signatur: Name, Telefonnummer und Anschrift

Schick die Mail vor dem echten Versand einmal an dich selbst. So siehst du, ob der Anhang dabei ist, sich öffnen lässt und der Betreff stimmt. Das Anschreiben gehört in die PDF, nicht zusätzlich komplett in den Mailtext. Zweimal denselben Text zu lesen, kostet den Empfänger nur Zeit.

Bewerbung über ein Online-Portal

Größere Unternehmen nutzen oft ein eigenes Bewerbungsportal. Dort trägst du Daten in Formularfelder ein und lädst deine Unterlagen hoch. Manche Portale lesen den hochgeladenen Lebenslauf automatisch aus und füllen die Felder vor. Prüfe diese Angaben trotzdem, denn das Auslesen klappt nicht immer fehlerfrei.

• Leg dir vorher alle Dateien bereit: Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse, jeweils als PDF
• Lies die Vorgaben zu Dateigröße und Dateiformat, sie stehen meist direkt am Upload-Feld
• Gibt es ein Textfeld statt eines Anschreibens, schreib dort einen eigenen, kürzeren Text
• Lade den Lebenslauf auch dann hoch, wenn du alle Felder ausgefüllt hast
• Speichere die Bestätigungsmail, sie ist dein Nachweis, dass die Bewerbung angekommen ist

Für Portale, die den Lebenslauf maschinell auslesen, eignet sich ein klar gegliederter Lebenslauf mit Standard-Überschriften am besten. Unsere Vorlage „Schlicht“ ist genau dafür gedacht. Alle Vorlagen im Vergleich siehst du unter Lebenslauf-Vorlagen.

Bewerbung per Post

Auf Papier bewirbt man sich nur noch selten, meist dann, wenn die Anzeige es ausdrücklich verlangt. Dann gehören die Unterlagen in eine schlichte Bewerbungsmappe, das Anschreiben liegt lose obenauf. Drucke auf weißem, etwas festerem Papier, verwende keine Klarsichthüllen für jede Seite und schick die Mappe in einem ausreichend frankierten Umschlag im Format C4. Das Anschreiben unterschreibst du hier von Hand.

Nach dem Versand: Geduld und Nachfassen

Viele Unternehmen schicken eine automatische Eingangsbestätigung. Kommt nichts, kannst du nach etwa einer Woche freundlich nachfragen, ob die Bewerbung angekommen ist. Bis zu einer Rückmeldung zum Inhalt dauert es oft länger, drei bis vier Wochen sind keine Seltenheit. Wenn die Anzeige einen Zeitraum für das Verfahren nennt, warte diesen ab.

Führe eine kleine Liste mit Unternehmen, Stelle, Datum, Ansprechperson und Stand. So behältst du den Überblick, wenn du dich auf mehrere Stellen bewirbst, und weißt bei einem Anruf sofort, worum es geht. Speichere außerdem die Stellenanzeige als PDF, denn Anzeigen verschwinden oft aus dem Netz, sobald die Frist vorbei ist.

Checkliste vor dem Absenden

• Firmenname, Ansprechperson und Stellenbezeichnung stimmen in Anschreiben und Mail
• Datum im Anschreiben ist aktuell
• Lebenslauf zeigt den aktuellen Stand und hat keine unerklärten Lücken
• Alle verlangten Nachweise sind dabei
• Eine PDF, sinnvoll benannt, nicht zu groß
• Rechtschreibung von einer zweiten Person geprüft

Gerade wenn du dieselbe Vorlage für mehrere Bewerbungen nutzt, ist der falsche Firmenname der klassische Fehler. Lies das Anschreiben deshalb vor jedem Versand noch einmal mit Blick auf die Anzeige. Und weil Gestaltung, Dateien und Nachweise schon genug Arbeit sind, muss es keine teure Software sein: Wie du Abo-Fallen erkennst, steht unter Lebenslauf ohne Abo.

Häufige Fragen